Ihre Messepräsenz ist beschlossen. Nun fragen Sie sich, wie Sie Ihren Vertriebserfolg auf der Messe sicherstellen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr bestehendes CRM-System für eine Messe optimal einsetzen, um mehr Nutzen herauszuholen, messbar und für alle transparent. Sicherlich haben Sie sich bei der Messeplanung Fragen gestellt wie: „Was braucht mein Team, um auf der Messe zu performen?“ „Wie können wir das CRM-System nutzen, um Budget, Ausgaben, ROI, Conversions, etc. im Auge zu behalten?“ „Unterstützt uns das CRM-System, um Aufgaben zu delegieren, Unterlagen bereitzustellen und Kundentermine zu verwalten?“ „Wenn ja, wie?“

Was versprechen Sie sich von der Messe?

Bevor Sie sich eingehend mit den Daten aus Ihrem CRM-System befassen, empfiehlt es sich, Ihre wichtigsten Ziele für die Messe festzuhalten. Ihre Ziele könnten sein:

• Neue Leads generieren
• Bestehende Leads hochqualifizieren
• Kontakt zu Bestandskunden warmhalten bzw. wiederbeleben
• Geschäfte abschließen
• Neue Produkte und Services präsentieren und vermarkten

Tipp: Legen Sie Ihre unternehmerischen Prioritäten fest, indem Sie fünf Zahlen zu den vorgeschlagenen Zielen schreiben. Anschließend kommunizieren Sie dies Ihrem Team. Warum Ziele festlegen? Wegen der Orientierung für alle Beteiligten: Nur wenn das Team Leitinien hat, kann es sich in die gewünschte Richtung entwickeln. Das ist Ihnen wahrscheinlich bereits bekannt. Dennoch: Als Sales-Trainer erleben wir häufig Vertriebsteams, die – bildlich gesprochen – aufs Spielfeld geschickt werden, ohne Spielregeln und aktuellen Stand zu kennen. Wir möchten Ihnen vier verschiedene CRM-basierte Kampagnen empfehlen, für die Phasen Vor, Während und Nach der Messe.

Kampagne 1
Auf die bevorstehende Messe aufmerksam machen

Ziel: Bei der Kontakt-Rate auf der Messe wollen Sie nichts dem Zufall überlassen. Sie informieren Ihre Bestandleads und -kunden frühzeitig mittels einer personalisierten E-Mail über Ihr Messeprogramm. Ihr Hauptanliegen besteht darin, dass Ihr Kontakt einen Termin am Messestand vereinbart. Setzen Sie dafür eine E-Mail-Kampagne auf.Welche Informationen braucht Ihr Kontakt für eine Entscheidung? Grundlegende Informationen wie Messename, Ort, Datum, Halle und Standnummer sollten selbstverständlich kommuniziert werden. Ihre Messe-Highlights und -Agenda gehören auch dazu. Zu guter Letzt geben Sie Ihren Besuchern die Option, sich für einen persönlichen Termin einzutragen und Freikarten zu bestellen, sofern Sie diese anbieten. Wenn Sie keinen Stand auf der Messe haben, können Sie trotzdem Gesprächstermine vereinbaren, im CRM-System eintragen und verwalten. Diese könnten am Stand Ihres Gesprächspartners oder in einem Café auf dem Messegelände stattfinden.

Wem senden Sie die Einladung? In die Liste der Empfänger gehören selbstverständlich Ihre Altkunden, aber auch bestehende Leads (das heißt, potenzielle Kunden, die noch nicht Umsatz generiert haben). Vergessen Sie nicht, Ihre Geschäftspartner und externen Dienstleister einzuladen. Sie gehören zwar nicht zu Ihrer primären Zielgruppe, helfen Ihnen jedoch bei der Umsatzgenerierung und sind noch dazu wertvolle Multiplikatoren.

Tipp: Laden Sie Blogger zur Messe ein, um direkt vom Messestand über neue Produkte und Services zu berichten.

Was fehlt noch? Ja, die Metrics. Legen Sie ein Budget fest und führen Sie Buch über Ihre aktuellen Kosten und Ausgaben. Außerdem können Sie die aktuelle Anzahl versendeter Mails, Unique Open, Clicks, Antworten, Zusagen und Terminvereinbarungen im Auge behalten. Kombinieren Sie die E-Mail mit einer Calling-Kampagne: Zur Kampagnen-Halbzeit können Sie eine Calling-Aktion einplanen, sofern die Anzahl von Zusagen und Terminvereinbarungen Ihre Erwartungen nicht erfüllt.

Kampagne 2
Interne Motivationskampagne

Ziel: Sales-Reps zu High-Performance mittels eines spielerischen Wettbewerbs motivieren.

Kommen wir zurück zum Thema Motivation. Klarheit über Ziele setzt Motivation frei. Kombinieren Sie Zielsetzung mit dem Spieltrieb der Menschen, dann profitieren Sie von sportlichem Engagement im Team und erreichen Ihre Ziele „spielerisch“. Dazu verlassen wir das Kampagnenmodul und wenden uns dem Performance-Management zu. Hier haben Sie die Möglichkeit, die internen Messeziele quantitativ einzutragen und dies tagesaktuell auszuwerten, damit alle im Team jederzeit wissen, wo sie stehen. Der aktuelle Spielstand ist immer wichtig! Das Motivationsmodul zu nutzen ist denkbar einfach:

1. Zielvorgaben vor der Messe eintragen, z.B. wie viele Leads pro Tag und Sales-Rep, wie viele Opportunies pro Tag sollen generiert werden?.
2. Alle Teammitglieder müssen zeitnah, mindestens jedoch am selben Tag, ihre eigenen Leads, Opportunities, Notizen, etc. im CRM-System einpflegen.

Tipp: Weisen Sie das Team an, die Einträge unmittelbar nach dem Kundengespräch einzutragen. Dafür steht der aktuelle Status zur Verfügung –  in Echtzeit. Dadurch kann das Team jederzeit folgende Fragen beantworten:

• Was hat das Team heute/bis jetzt erreicht (Leads und Opportunities)?
• Wie viele Leads und/oder Opportunities sind seit Messestart generiert worden?
• Wie viele fehlen noch, um die Messeziele zu erreichen?

Vergessen Sie nicht, jeden Abend nach Messeschluss Ihr Team zusammenkommen zu lassen, um sich über die erreichten Ziele und den damit verbundenen Herausforderungen auszutauschen. Achten Sie dabei auf eine wertschätzende Umgebung innerhalb des Teams. Verbinden Sie die Datenauswertung mit Ihrem Motivationsritual – wenn angemessen, begleitet von Getränken und Snacks.

Kampagne 3
Veranstaltungskampagne als interne Info-Plattform

Ziel: Halten Sie Ihrem Team den Rücken frei, damit Ihre Sales Reps sich auf Kontakte konzentrieren können. Alle nötigen Informationen sollen digital griffbereit sein: Messeziele und -unterlagen sowie einzelne Verantwortlichen für die Aufgaben vor Ort. Hierfür eignet sich eine Veranstaltungskampagne. Das ist ein Übersicht-Panel mit allen benötigten Informationen: Allgemeine Angaben zu Datum, Ort, Öffnungszeiten der Messe gehören selbstverständlich dazu. Nutzen Sie diese Kampagne, um kundenrelevantes Marketing-Material zentral verfügbar zu machen, z.B. Prospekte, Dokumentation oder technische Spezifikationen zu Ihren Produkten und Services. Kein lästiges Suchen nach den aktuellen und richtigen Unterlagen für das Kundengespräch!

Haben Sie Panele und Diskussionsrunden auf Ihren Messestand geplant? Richten Sie dafür verschiedene Events ein und nutzen Sie dieses Feature, um Thema, Datum, Uhrzeit und Ort bekannt zu geben, Moderator oder Redner einzutragen, Einladungen zu versenden und Gästelisten in Echtzeit zu verwalten: Alles im CRM-System.

Kampagne 4
Calling und Mailing – Follow-Up

Ziel: Neu gewonnene Leads qualifizieren und Opportunities erzeugen. Gegenüber Wettbewerbern, die Kaltakquise machen, sind Sie im Vorteil. Sie haben bereits den potentiellen Kunden gesprochen und sein Anliegen im CRM-System festgehalten. Nach der Messe geht es darum, aus den Leads und den Gesprächen mit Altkunden Umsatz zu generieren. Setzen Sie dafür eine Follow-Up-Kampagne im CRM-System auf und weisen Sie dieser entweder Leads oder (Alt-)Kunden zu. Viele unsere Kunden machen sehr gute Erfahrungen mit E-Mail-Kampagnen – inklusive Mehrwert-Content – in Verbindung mit einer Telefonaktion. Der Mehrwert kann oft schon durch Kleinigkeiten erzeugt werden: ein Fachartikel, ein Interview oder ein Gewinnspiel.

Tipp: Nutzen Sie die Tagging-Funktion Ihres CRM-System und hängen Sie diese an die Leads, Kunden oder Kontakte. Wie könnten diese Tags aussehen? Zum Beispiel: „Produkt a“, „Service x“, etc. Beachten Sie: diese Tags sollten einheitlich sein und an das Team kommuniziert werden. Das vereinfacht das Filtern aller relevanten Leads oder Kontakte für ein Follow-Up und Ihr Team kann auf die spezifischen Kundenwünsche reagieren. Auch bei Calling-Aktionen können Sie auf die oben erwähnten Tags zurückgreifen. Und vergessen Sie nicht die Kundenhistorie. Das sind Einträge wie Notizen zu Gesprächen und Telefonaten, E-Mail-Verkehr, versendete Prospekte und Angebote. Spätestens jetzt sind Sie im Vorteil, wenn Ihr Team auf der Messe fleißig die Gespräche dokumentiert hat. Ihr Inbound-Sales-Team wird es den Kollegen danken.